Ein wichtiger Baustein für eine perfekte Veranstaltung ist ein individuell auf die einzelnen Besucher und das Event zugeschnittene Teilnehmermanagement-Software.

Mit unserer Software haben Sie die Möglichkeit die Besucher in unterschiedliche Gruppen einzuteilen. Dadurch können Sie die Angebote je Gruppe spezifisch auf die Bedürfnisse zuschneiden. Dadurch können Sie Aufsichtsräten, Vorständen, Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter z.B. unterschiedliche Seminare, Hotels oder An- und Abreisetage anbieten.

Das Verschicken von Personalisierten Mails ist ebenfalls Bestandteil eines optimalen Teilnehmermanagement. Die Menge an Vorlagen die verschickt werden, können je nach Event abweichen. Alle versendeten Emails können individualisiert werden. Auch der Inhalt der Mails kann je nach Teilnehmer-Gruppe variieren. Zum Nachweis des Versands erstellen wir sogenannte Log-Files, in denen die E-Mail-Adresse des Empfängers das Betreff der E-Mail und der Zeitpunkt der Versendung steht.

Zur besseren Planung des Messeaufenthaltes der Teilnehmenden können wir einen Event-Agenda-Builder zur Verfügung stellen. So haben die Teilnehmenden bereits im Vorfeld Gelegenheit sich für Veranstaltungen anzumelden. Eine Synchronisation mit Apple iCaleder, Outlook oder Google Kalender ist selbstverständlich möglich.  Außerdem kann der Veranstalter anhand der Anmeldungen bereits im Vorfeld die Größe der Räumlichkeiten, eine ausreichende Bestuhlung und ein angemessenes Catering organisieren.

Selbstverständlich stellen wir auch Schnittstellen zur Verfügung mit denen es möglich ist, die von uns erfassten Daten mit anderen Softwarelösungen abzugleichen. Andersherum können auch wir Daten anderer Quellen in unser System einbinden.

Während der Veranstaltung und im Anschluss an die Veranstaltung haben sie selbstverständlich die Möglichkeit sich Auswertungen anzuschauen. Außerdem können Sie für die Teilnehmenden einen sogenannten Post-Event Bereich einrichten. Dort können Sie dann z.B. Fotos oder Dokumente einstellen.

Administration & Management von Teilnehmerlisten

• Kommunikation & regelmäßiges Reporting des Registrierungsstatus (bestätigte Registrierungen, Absagen, ausstehende Registrierungen)
• Nahtlose Kommunikation zu Dienstleistern. damit ein reibungsloses Gästemanagement sichergestellt werden kann (Hotels, Transfers, Caterer, Veranstaltungsörtlichkeiten, etc.)
• Rechte und Lizenzen für Administratoren auf Kundenseite, mit Zugang und Nutzungsanweisungen (in verschiedenen Nutzungstiefen, nach Vorgabe)