An dieser Stelle versuchen wir, unseren Kunden aus der Event-Branche nützliche Informationen für die Durchführung von Events zur Verfügung zu stellen.
Im Folgenden lesen Sie einen speziell für diese Seite verfassten Artikel des Berufsverbands für Rechtsjournalisten e.V., besonders interesant für all jene, die einen Event durchführen und dabei mit Teilnehmerdaten umgehen müssen.
Teilnehmermanagement und Datenschutz nach DSGVO
Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spukte im Vorfeld des 25. Mai 2018 geradezu wie ein Schreckgespenst durch die sozialen Netzwerke und die Köpfe von Unternehmern. Seit diesem Datum sind innerhalb der gesamten EU die DSGVO-Vorgaben verbindlich anzuwenden. Auch die Eventbranche bleibt hiervon nicht verschont. Insbesondere beim professionellen Management von Teilnehmerdaten eines Events sind im Zuge der DSGVO einige Neuerungen zu beachten.
In der Regel beinhaltet das Software-basierte Teilnehmermanagement nicht nur die effiziente Abfrage von Teilnehmerdaten über eine Registrierungs-Website, sondern auch eine intelligente E-Mail-Kommunikation. Diese bezieht sich etwa auf regelmäßige Updates zum Registrierungsstatus der Teilnehmer sowie auf Erinnerungen bezüglich des Events. In Hinsicht auf die DSGVO ist darauf zu achten, dass die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmern nur unter bestimmten Voraussetzungen erfolgen darf.
Der Umgang mit personenbezogenen Daten
Die europäische Datenschutzgrundverordnung legt fest, dass personenbezogene Daten unter anderem dann erhoben und verarbeitet werden dürfen, wenn der Dateninhaber dem zustimmt. Hierbei muss er ausreichend darüber aufgeklärt werden, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck dies geschieht. Grundsätzlich schreibt die neue Datenschutzverordnung vor, dass nur solche Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen, die einem zuvor klar definierten Zweck dienen. Nachdem dieser erfüllt wurde, sind sie zu löschen.
Daten, die im Zuge der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nicht sofort gelöscht werden dürfen, sind hiervon ausgenommen. Hierzu zählen etwa Abrechnungsunterlagen sowie andere steuerrechtlich relevante Dokumente und Informationen. Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten ist gemäß DSGVO ein Datenschutzbeauftragter zu benennen, wenn im Unternehmen, welches das Teilnehmermanagement anbietet, mindestens zehn Personen ständig mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind.
Events und DSGVO: Worauf ist außerdem zu achten?
Hinsichtlich der Daten-basierten Kommunikation über E-Mail gilt, dass diese nur erfolgen darf, wenn der Dateninhaber bzw. der entsprechende Teilnehmer des Events dieser zugestimmt hat. Eine ausdrückliche Zustimmung sowie eine rechtliche Absicherung für das Unternehmen stellt das Double-Opt-in-Verfahren dar. Hierbei wird der Teilnehmer nicht automatisch durch seine Registrierung auch in einen E-Mail-Verteiler aufgenommen. Dem Versenden von Benachrichtigungen muss er beim Double-Opt-in zunächst durch eine gesonderte Bestätigung zustimmen. Dementsprechend sollte dieses Verfahren standardmäßig gewählt werden, um den DSGVO-Bestimmungen gerecht zu werden.
Grundsätzlich muss der Event-Teilnehmer im Zuge seiner Registrierung auch darüber informiert werden, dass er der Erhebung und Verarbeitung seiner Daten jederzeit widersprechen kann. Auch die Löschung seiner personenbezogenen Daten kann er verlangen. Um den EU-weit maßgeblichen Datenschutz entsprechend der Grundverordnung zu gewährleisten, sollte seitens des Unternehmens sichergestellt werden, dass so einer Aufforderung unverzüglich nachgekommen werden kann.
In der Regel beinhaltet das Teilnehmermanagement auch die Kommunikation mit externen Dienstleistern, etwa mit Hotels und Transfer-Services. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten an diese darf gemäß DSGVO nur erfolgen, wenn die betroffenen Teilnehmer darüber informiert werden und diese der Datenübermittlung zustimmen.
Ausführliche Informationen zur DSGVO und ihrer Umsetzung erhalten Sie
unter https://www.datenschutz.org/eu-datenschutzgrundverordnung/.
